مشاور توسعه و شتابدهی تجارت ، برندینگ ، تبلیغات و بازاریابی

هنر تفویض اختیار

آیا شما ژنرال یک ارتش یک نفره هستید؟ هیچ‌وقت نمی‌توانیم بگوییم یک ژنرال موفق، یک ارتشبد موفق یا یک سردار موفق توانسته است به‌تنهایی جایی را فتح کند. حتی تصورش هم خنده‌دار و غیرقابل‌تصور است حالا تصور کنید که در یک سازمان با چنین تجربه‌ای مواجه باشیم! بسیاری از ما بدون اینکه بدانیم در حال مدیریت تک‌نفره کسب‌وکار خود هستیم! باورش سخت است اما عموما این اتفاقی است که در حال وقوع است. این دلیل عدم بهره‌وری و به‌دنبال آن عدم سودآوری سازمان ماست. حال اگر مدیری مسلح به هنر تفویض اختیار شود، توانسته است ارتباط مستقیمی با سودآوری سازمان ایجاد کند.
یادگیری هنر تفویض اختیار توسط مدیر، ارتباط مستقیم با سودآوری سازمان او دارد. آدم‌های موفق در کسب‌وکار به این فکر نمی‌کنند که چه‌کارهایی باید انجام دهند بلکه به این فکر می‌کنند که چه‌کارهایی را نباید انجام دهند.
باید بدانیم که چه‌کارهایی را خودمان باید انجام دهیم که مانند پیچ اصلی است و باید در دست خودمان باشد و چه‌کارهایی را می‌توان واگذار کرد. البته باید به خاطر داشته باشیم قبل از واگذاری باید آموزش دهیم. بالاخره هرکدام از ما در سال زمان کاری مشخصی داریم. به‌کل سال نگاه کنید؛ ۲۵۰ روز کاری داریم که به‌طور متوسط ۸ ساعت در روز کار می‌کنیم. که اگر خیلی کارکنیم حداکثر ۴ ساعت کاری متمرکز و عمیق خواهیم داشت در طی این ۲۵۰  روز، ۱۰۰۰  ساعت کاری مفید خواهد بود که مدیر هم این زمان را در اختیار دارد. خب، مدیر در این هزار ساعت چه‌کارهایی را می‌تواند انجام دهد؟ آیا باید کارهایی که تأثیر مستقیم بر روی کسب‌وکارش دارد را انجام دهد یا تمام‌وقتش را صرف چک کردن و کمک کردن به بقیه کند؟

مثل این است که یک مربی تیم فوتبال بخواهد جای مدافع، دفاع کند، جای هافبک قرار بگیرد و به‌جای فوروارد گل بزند. اصلاً چنین چیزی ممکن نیست و اتفاق نمی‌افتد. چند وقت پیش روی سبک‌ها و عادت‌های افراد موفق تحقیقی می‌کردم به این نتیجه رسیدم که  آدم‌های موفق در کسب‌وکار به این فکر نمی‌کند که چه‌کارهایی باید انجام دهند بلکه به این فکر می‌کنند که چه‌کارهایی را نباید بکنند و اغلب کارها را یا رد می‌کنند یا واگذار می‌کنند. آنها یک کار اصلی دارند که آن کار اثر مرکب بیشتری دارد و نتیجه بسیاری در کسب‌وکارشان به همراه خواهد داشت. آنها به دنبال پیدا کردن آن کار می‌روند. ما باید هرروز از خود این سؤال را بپرسیم که چه‌کارهایی را خودمان باید انجام دهیم که مانند پیچ اصلی است و باید در دست خودمان باشد و چه‌کارهایی را می‌توان واگذار کرد. امروز واگذاری و تفویض اختیار به مسئله خیلی ساده تبدیل‌شده است.

قبلاً افراد ماهر کمتر بودند و انتخاب بین این افراد سخت بود. تعداد آدم‌هایی که تخصص خاص داشتند مانند افراد متخصص در برنامه‌نویسی کم بود اما الآن این‌طور نیست و از هر شغل و مهارتی، افراد زیادی وجود دارند. به وب‌سایت‌هایی که با فریلنسرها کار می‌کنند سری بزنید. گاهی اوقات برای انجام ساده‌ترین کارها، پنجاه درخواست باقیمت خیلی خوب دریافت می‌شود. وقتی چنین امکاناتی فراهم است چرا من مدیر نباید از این فرصت استفاده کنم؟ اگر می‌توانم بخشی از  سازمان را تفویض اختیار کنم و به ازای آن  کلی هزینه پس‌انداز کنم عاقلانه است که این کار را انجام دهم. توهم خودکنترلی یا کنترل بیش‌ازحد که فقط از ما انرژی می‌گیرد و استرس کارهای معوق را زیاد می‌کند چه فایده‌ای دارد؟ سه دلیل وجود دارد که مانع از انجام دادن تفویض اختیار می‌شود.


دلایل و خطاهای تفویض اختیار

علم و آگاهی تفویض را ندارند؛ اما فکر می‌کنند دارند!

اولین دلیل آن است که هنر تفویض اختیار را بلد نیستیم. هر کاری مدیریت خاص خودش را می‌خواهد. اعتماد کردن مدیریت می‌خواهد. اطمینان حاصل پیدا کردن از روند یک کار مدیریت می‌خواهد. اغلب افراد هم در این زمینه شکست‌خورده‌اند. یکی از شکست‌های سنگین در بین مدیران بحث شکست در تفویض اختیار است. مدیر می‌گوید کاری را تفویض اختیار کردم و طرف مقابل کار را انجام داده اما وسط کار متوجه شدم که مسیر را اشتباه می‌رود. هم هزینه کرده‌ام و هم کلی وقت ازدست‌داده‌ام و در زمان باقی‌مانده باید هزینه بیشتری بکنم تا بتوانم بهره‌وری لازم را از کار بگیرم. مثلاً من می‌خواهم برای یک پروژه پروپوزال بدهم یا طرحی را برای برند سازی یک مجموعه انجام دهم که اگر بلد نباشم چگونه آن را تفویض اختیار کنم، تایم قرارداد رو به اتمام است و هنوز پروژه آماده نیست و من برای آن تایم باقیمانده باید کلی انرژی، وقت و بی‌خوابی و… صرف کنم.

کار را به کاردان نمی‌سپارند.

دومین عامل: کارهایی را به‌صورت اشتباه به دیگران واگذار می‌کنیم یعنی بدون در نظر گرفتن مهارت‌ها و تجربیات فرد مسئولیتی را به او محول می‌سازیم. برای مثال یک آدم خیلی فنی است یا حسابدار خیلی خوبی است ولی ما مسائل حقوقی را نیز به او واگذار می‌کنیم. اصل این کار جای اشکال است. شاید آن فرد مطالعاتی در حقوق داشته باشد یا بتواند از چند نفر مشورت بگیرد ولی قطعاً گزینه درستی برای واگذاری کار حقوق شرکت نیست.

 

کار درست را به فرد نادرست می‌سپارند.

سومین عامل:  واگذاری کارهای درست به افراد نادرست است. هنر تفویض اختیار راداریم و کارها را هم درست واگذار می‌کنیم اما شخص موردنظر، فرد اشتباهی است و هیچ شناختی نسبت به مسئولیتی که به او واگذارشده است ندارد. هیچ تعهدی ندارد. مسئولیت‌پذیری جزء سه ضلع اصلی تفویض اختیار است. تفویض اختیار این نیست که کاری را به شخصی واگذار کنم و خیالم راحت باشد که به خاطر اینکه من مدیر هستم کار را درست انجام می‌دهد. بدون در نظر گرفتن مهارت‌ها و تجربیات فرد مسئولیتی را به او محول نکنید. شما مسئول اصلی هستید. کار خودتان را زیادتر نکنید.

باید مطمئن شویم که آن فرد شخص مسئولیت‌پذیری است یا  فقط وقت را از من می‌گیرد و بعد با مظلوم‌نمایی، باج‌گیری عاطفی و بهانه‌تراشی کار را رها می‌کند. من قبلاً کارمندی داشتم که دقیقاً همین کار را انجام می‌داد. ۳ تا ۴ هفته وقت می‌گرفت و بعد  کار را تحویل نمی‌داد. در جلسات می‌گفت کار را انجام می‌دهم. ترس از اعتراف به ندانستن نمی‌گذاشت واقع‌بینانه با پروژه برخورد کند و بعد از سه هفته می‌گفت به خدا وقت گذاشتم، انرژی صرف کردم و…

افرادی که زیاد قول می‌دهند و زیاد قسم می‌خورند کمتر از همه کار می‌کنند و بی‌مسئولیت‌تر هم هستند. آدمی که کارش را انجام می‌دهد، نیازی به این کارها ندارد.

شما به‌عنوان مدیر باید آدم ‌های اشتباهی را بشناسید تا کار را به او واگذار نکنید که اگر زمان از دست رفت به او بگویید بقیه کار را خودم انجام می‌دهم که در این صورت مجبور می‌شوید از وقت و سلامتی و خانواده خود بزنید تا کاری که شخص دیگری قرار بود انجام دهد و هزینه آن را هم دریافت کرده ولی نتیجه مورد انتظار را کسب نکرده است را انجام دهید.

مراحل اصلی تفویض اختیار:

شفاف و مشخص بودن موضوع

 واگذاری و تفویض اختیار ۴ مرحله اصلی دارد. اول اینکه وقتی می‌خواهید موضوعی را تفویض اختیار کنید، باید آن موضوع کاملاً شفاف و مشخص باشد. قرار است شما چه منابع و چه امکاناتی را به شخص موردنظر بدهید و درازای آنچه نتیجه‌ای کسب کنید؟ یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات که در آینده برای ما بسیار مشکل ایجاد می‌کند این است که در مورد موضوع خیلی کم صحبت می‌کنیم. شاید فکر می‌کنیم که کارمند نسبت به سازمانش شناخت خوبی دارد و سوژه و دغدغه ما را درک کرده است پس خودش می‌داند که چه‌کاری باید انجام دهد. حتماً در شروع بحث باید موضوع کاملاً شفاف باشد.

آموزش

گام دوم بحث آموزش است یعنی شما باید نسبت به آن موضوع آموزش‌هایی را در اختیار فرد قرار دهید. این آموزش‌ها می‌تواند دانش فنی، تجربه‌های شما یا افراد مشابه و یا کارمندان شما باشد. شما باید زمانی را برای آموزش دادن به شخصی که قرار است به او مسئولیتی تفویض شود، در نظر بگیرید.

 

مسئولیت‌پذیری فرد

سومین گام که بسیار مهم است، شخصیت مسئولیت‌پذیر آن فرد است؛ این ویژگی کاملاً قابل‌تشخیص و مشخص است. اگر شخصی خیلی زود قول بدهد و کارها را خیلی ساده‌تر ازآنچه انجام می‌شود در نظر بگیرد، مشخص است که فرد مسئولیت‌پذیری نیست و بیشتر بهانه‌جو است. وقتی افراد غیرمسئول در کارها به مشکلی برمی‌خورند، به دنبال آیتم‌هایی هستند که بگویند این عوامل مانع رسیدن ما به نتیجه شده است.

 

پاسخگویی فرد

چهارمین گام در تفویض اختیار که به نظر من خیلی مهم است، پاسخگویی است. یعنی شما به‌عنوان مدیر یا کسی که تفویض کننده اختیار هستید، حتماً یک درگاه پاسخگویی برای شخص موردنظر قرار دهید. شخص باید جواب بدهد که با منابع شما، وقت شما و بااعتبار سازمان شما چه کرده است؟ چه چیزی ساخته است؟ قرار بوده چه چیزهایی را بهبود ببخشد؟

می‌توانیم در سه بخش تفویض اختیار داشته باشیم که این سه مورد مهم‌ترین بخش‌های مدیریت یک سازمان است:
  • تفویض اختیارات
  • تفویض قدرت تصمیم‌گیری
  • تفویض در عملکردها

تفویض اختیارات

شما می‌توانید اختیارات خود را به دیگران تفویض کنید. این کار سطح اعتماد بالایی نیاز دارد. یک سری آدم‌ها باید جای شما فکر کنند، قدرت تأیید و تکذیب خیلی چیزها را داشته باشند و همچنین قدرت اجرایی کردن تصمیمات شمارا داشته باشد. با قرار گرفتن فرد در موقعیت، آیا می‌تواند تصمیمی مشابه تصمیمات شما بگیرد؟ آیا آن‌قدر به شما نزدیک است که بداند چه‌کار باید بکند؟

تفویض قدرت تصمیم‌گیری

بخش دوم تفویض قدرت تصمیم‌گیری است. تصمیم‌گیری با اختیار فرق دارد یعنی ما در تصمیم‌گیری تفویض اختیار می‌کنیم. مثلاً می‌گوییم در مورداستفاده از کدام خط اینترنت تصمیم‌گیری کنید سپس من به‌عنوان مدیر می‌توانم بگویم بله یا خیر. یعنی سطح بالاتر تفویض اختیار است.

تفویض در عملکردها

مورد سوم تفویض در عملکردها و مهارت‌ها است. این سطح از تفویض، ریسک کمتری نسبت به تفویض اختیار در موارد دیگر دارد. این بخش باید بیشترین حجم تفویض یک مدیر را در بربگیرد. بخش تفویض عملکردها  کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد. فکر کردن کار یک مدیر است و همان‌طور که در اول صحبت‌ها گفتم، یک مدیر موفق فکر نمی‌کند که چه‌کارهایی انجام دهد بلکه فکر می‌کند چه‌کارهایی را نباید انجام دهد.

 

چطور تفویض کنیم؟

اگر تفویض کردیم، چطور بتوانیم این تفویض اختیار را کنترل کنیم؟ اول اینکه حتماً برای هر کاری که تفویض اختیار می‌کنید، یک ضرب‌الاجل تعیین کنید. این ضرب‌الاجل باید تقریباً دو و نیم تا سه برابر زمانی باشد که اگر خود شما بخواهید آن کار را انجام بدهید، زمان نیاز دارید. اگر من کاری را در یک ساعت انجام می‌دهم و همان کار را تفویض کردم و شخص موردنظر بتواند آن را در ۳ ساعت انجام دهد هم خوب است. ولی خارج از دو و نیم تا سه برابر به نظر من یکی از سه تا ویژگی‌های بررسی‌شده را ندارد. یعنی یا هنر تفویض را بلد نیستیم، یا تفویض نادرست را به آدم درست دادیم، یا به آدم اشتباه تفویض درست دادیم. ضرب‌الاجل به افراد کمک می‌کند مسئولیت‌پذیر شوند. ضرب‌الاجل به افراد کمک می‌کند که اگر لازم است از بقیه افراد در سازمان یا از شما به‌عنوان مدیر کمک بگیرند و یا به این کمک خواستن سرعت بدهند.

برای هر کارهایی که تفویض اختیار می‌کنید، حتما یک ضرب‌الاجل تعیین کنید.

دومین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که ده درصد کل زمان پیش‌بینی‌شده پروژه را با شخص موردنظر همراه شوید و با یکدیگر بر روی پروژه کارکنید. گفتیم یکی از کارها بعد از اینکه موضوع تفویض مشخص شد، آموزش است. این ده درصد همان تایمی است که برای آموزش و انتقال تجربه به افراد صرف می‌کنید. در این ده درصد خیلی از مسائل غیر شفاف یا مسائلی که برای شخص ازلحاظ ذهنی نامشخص است را روشن و واضح می‌کند و به صرفه‌جویی در وقت و هزینه کمک می‌کند.

سومین اقدام: همان‌طور که گفتیم پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری یکی از بخش‌های تفویض اختیار است. حتماً در طول مسیر کار را با آن شاخصه‌هایی که از قبل مشخص کرده‌اید چک کنید. برای مثال به یک نفر مأموریت داده‌اید که جای شما از اصفهان به تهران برود. می‌دانید که دو ساعت بعد از حرکت باید به کاشان رسیده باشد. ببینید آیا در این دو ساعت به کاشان رسیده است یا خیر. آیا شخص با برآوردهای ذهنی و تجربی شما از یک پروژه جلو می‌رود یا خیر؟ ببینید آیا آموزش‌ها و موضوعاتی که برای او آماده کرده‌اید و در اختیارش قراردادید جواب داده است یا خیر؟ پروژه با مسئولیت‌پذیری پیش می‌رود یا خیر؟ شخص پاسخگو است یا نه؟ چهارمین: اگر کار را به کسی تفویض اختیار می‌کنید، باید سه مهارت داشته باشد
  • مهارت تصمیم‌گیری 
  • مهارت مدیریت اولویت‌ها. چه‌کارهایی باید زودتر از چه‌کارهایی دیگر انجام شود که درصد پیشرفت پروژه را بیشتر کند.
  • مدیریت برنامه‌ریزی یک ایده به چه نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، ارتباطات، دانش‌ها و تجهیزات و… نیاز دارد و در چه زمانی باید انجام شود. این سه مهارت به شما کمک کند تا یک تفویض موفقی داشته باشید.

کلام آخر

تفویض اختیار مثل خیلی از مهارت‌های دیگر، مثل خواندن و نوشتن قابل یادگیری است. تفویض اختیار می‌تواند سرعت سازمان شمارا به سمت چابکی ببرد و اگر تکرار شود در دفعات بعد می‌تواند سودآوری بیشتری برای سازمان شما داشته باشد چون امروزه سود درفروش بیشتر و جذب پول بیشتر از مردم نیست. بخش اعظم این بازی سود دقیقاً برعکس شده است. هرچقدر از یک کاری به بعد یا از یک زمان مشخصی هزینه‌ها را حذف کنید، بخش هزینه‌های حذف‌شده همان سود شما می‌شود که این اقدام به کمک تفویض اختیار قابل‌اجرا است
این مطالب را از دست ندهید!

مشتاقِ خواندن نظرات شما هستم

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

مینی‌بوک راهکارهای تفویض اختیار

رسیدن به نتایج از طریق سازمان دادن کار دیگران
هیچ ارتش یک‌نفره‌ای در طول تاریخ به پیروزی نرسیده‌ است
دانلود فایل
تهیه‌شده در گروه پژوهش و توسعه حسین طاهری
close-link

دانلود قسمت اول سریال ساعت صفر

پیشگیری کردن بهتر از پیش‌بینی کردن است
برای دانلود این ویدئو لطفا ایمیل خود را وارد نمایید
دانلود فایل
تهیه‌شده در گروه پژوهش و توسعه حسین طاهری
close-link
  • ثبت‌نام
رمز خود را فراموش کرده‌اید ؟ لطفا ایمیل خود را وارد کنید تا لینک نوسازی رمز برای شما ارسال شود.