از خودتان بپرسید “امروز چه چیزی اهمیت دارد؟”

هوش کسب و کار
هوش کسب و کار
سپتامبر 26, 2017
سه نکته کلیدی در بازاریابی محتوا
نوامبر 18, 2017

از خودتان بپرسید “امروز چه چیزی اهمیت دارد؟”

زمان حال، قدرتمند است.

اینکه آنقدر پرمشغله شوید که یادتان برود چه چیزی بیشتر از همه اهمیت دارد، بسیار ساده اتفاق می‌افتد. وقتی از پیتر لینچ، موفق‌ترین مدیر بودجه سال جهان، پرسیدند چرا شغل پرقدرتش در را ترک کرده‌ است در پاسخ گفت:قرار نیست وقتی در بستر مرگ به سر می‌برم، آرزو کنم که ای کاش زمان بیشتری را در دفتر کارم سپری می‌کردم. او دوست داشت برای دو دخترش ناهار آماده کند و شاهد بزرگ‌شدنشان باشد.

برای اینکه بتوانید ساعت کارتان را نصف کنید، هرروز صبح، قبل از شروع کار روزانه سه سؤال زیر را از خودتان بپرسید و برای پاسخ به آن‌ها چند دقیقه به خودتان وقت بدهید:

1. امروز چه کاری اهمیت دارد؟

2. امروز چه کاری باید انجام شود؟

3. چه کاری درآینده اهمیت دارد؟


شاید کار مهم امروز مهمانی تولد سه سالگی پسرتان باشد، و می‌خواهید ساعت 3 بعدازظهر محل کارتان را ترک کنید تا به جشن تولدش برسید. شاید اتفاق مهم امروز، یک تلفن کاری مهم باشد که برای انجامش به یک ساعت زمان نیاز دارید.

پاسخ به سؤال اول کمک می‌کند تا برای روزتان برنامه‌ریزی کنید و بدون اینکه حواس‌تان به مسائل دیگر پرت شود، روی مسائل مهم‌تر تمرکز کنید. حالا سؤال دوم را از خودتان بپرسید (امروز چه کاری باید انجام شود؟) باید ساعت 1 بعدازظهر با مدیر ملاقات کنید تا در مورد پروژه‌ای بحث کنید. شاید هم باید با فلان مشتری تماس بگیرید. کم‌کم می‌بینید که چیزهای کوچکی وجود دارند که باید امروز انجام شوند. این مسائل بسیار رهایی بخش خواهد بود. اگر (بایدها)ی زیادی داشته باشید پس عادت نداشته باشید که سؤال سوم را از خودتان بپرسید (چه چیزی در آینده اهمیت دارد؟) این سؤال مجبورتان می‌کند برنامه‌ریزی کنید. وقتی (بایدها) را انجام دادید، چه چیزی یا کاری پیش رو دارید که باید خودتان را برای آن آماده کنید؟ گزارش هفته آینده؟ پنجاهمین سالگرد ازدواج پدربزرگ و مادربزرگ؟ همیشه این سه سؤال را بپرسید و آن‌گاه در مدت کوتاهی (بایدها) را انجام خواهید داد.

با تمرکز بر این سه سؤال و اجرای آن‌ها می‌توانید فعالیت‌هایتان را مدیریت کنید و دیگر نیازی به خواندن کتاب‌های متعدد مدیریت زمان ندارید؛ مدیریت زمان یک اصطلاح دوپهلو است چرا که شما نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید بلکه باید فعالیت‌هایتان را مدیریت کنید. کارهایی که شامل این سه سؤال نمی‌شوند، به طور کلی زمان را هدر می‌دهند، بنابراین از آن‌ها بگذرید.

پیشنهاد قاطعانه من به شما

پیشنهاد قاطعانه من به همه کسانی که از مشغله زیاد نگران هستند این است که یک پوشه به نام “پرونده‌های تعلیقی خواندنی” تهیه کنند و تمامی گزارشات و یادداشت‌ها و مقالات طولانی را در آن بگذارند تا بعداً مطالعه کنند. من بعد از انجام این کار به این نتیجه رسیدم که نزدیک به 90 درصد از چیزهایی که به دست من می‌رسد را مجبور نیستم که مطالعه کنم و در موارد نادری که کسی سراغ یادداشتی را می‌گرفت همان موقع به سراغ پرونده مربوطه می‌رفتم و آن را مطالعه می‌کردم. بعد از یک ماه پرونده را پاکسازی می‌کردم و یادداشت‌های جالب را نگه می‌داشتم و بقیه را دور می‌ریختم.

 


آیا شما هم جزء این دسته از افراد هستید؟

خیلی از کسانی که برای رونق بخشیدن به کسب‌وکارشان به من مراجعه می‌کنند، احساس می‌کنند زمانی برای ساماندهی به امورشان ندارند در نتیجه در همان محیط‌های شلوغ و پر از کاغذ همیشه کار می‌کنند. این کار اشتباهی است، چراکه وقتی محیط کاری سروسامان پیدا می‌کند، دو برابر وضعیت کنونی مفید خواهید بود. یک بررسی از 14 شرکت متفاوت نشان داده که مدیران ارشد 46 درصد، مدیران متوسط 45 درصد، افراد حرفه‌ای 40 درصد و کارمندان بخش‌های اداری و منشی 51 درصد از وقت کاری‌شان را صرف کاغذبازی‌های غیرضروری می‌کنند. این اتلاف وقت وحشتناک است! پس وقت آن رسیده که از بی‌نظمی دست بردارید و امورتان را ساماندهی کنید.

 

پیشنهاد من به شما این است که یک ساعت در هفته کار اصلی‌تان را کنار بگذارید و به طور جدی به سیستم‌سازی بپردازید؛ ممکن است این یک ساعت صرف نصب سیستم مدیریتی برای یک پروسه دستی شود. یا زمانی برای بررسی پرونده‌های بایگانی و دور ریختن کاغذهای قدیمی و یا حتی فقط مرتب کردن میز کارتان. رسیدگی به این امور در آینده زمان قابل توجهی را برای شما ذخیره خواهد کرد؛ زمان‌هایی که می‌توانید به انجام پروژه‌های جالب بپردازید.

 

سندروم کاغذهای بی فایده

به یکی از مشتریانم که همیشه کوهی از کاغذهای باطله را در صندوق نامه‌هایش داشت روشِ دور (به معنی دور بینداز، واگذار کن، رویش کار کن) را پیشنهاد کردم؛ او صندوق پستی‌اش را با کوهی از کاغذهای درونش دور انداخت تا هر نامه‌ای را در زمان خودش رسیدگی کند. مواردی که در همان روز رسیدگی نمی‌شد در پرونده انتظار مربوط به همان موضوع قرار می‌گرفت. با استفاده از این روش توانست هر چیزی را که نیاز دارد در عرض چند دقیقه پیدا کند و دیگر مجبور نبود زمان زیادی صرف گشتن در انبوه کاغذهایش بکند.

یک کارمند متوسط حدوداً چهل ساعت در ماه،کارش را با انبوهی کاغذ می‌گذراند و معمولاً بیست دقیقه صرف جست‌وجو در این توده می‌شود. به نظرم، بیست دقیقه را صرف بایگانی و سازماندهی کنید و در عوض سالانه ده روز کامل کاری بدست بیاورید.


 

 


اگر عضو کانال تلگرام حسین طاهری نیستید بر روی آیکون زیر کلیک کنید تا هر روز از مطالب ویژه و کاربردی استفاده نمایید.

 


 

 

 

 

حسین طاهری
حسین طاهری
من همیشه در حال یادگیری ام و و همه آنچه را که تاکنون آموخته و تجربه کرده ام را با شما به اشتراک خواهم گذاشت . این رسالت شخصی ام است.

1 دیدگاه

  1. مهدی باباربیع گفت:

    با سلام متشکر و سپاسگزارم.تیتر today خیلی جذاب است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *